用紙で管理していた介護記録を、電子化することでPCやスマホ、タブレットから入力し、記録の検索や集計、閲覧、出力が行えるように管理することができます。
PCで電子化し管理を行う場合、対象のPCのみ介護記録の登録や閲覧が可能です。
複数の介護職員で利用する場合の電子化は、クラウド型の介護記録システムなどがお勧めで、インターネット環境(Wifi環境)からPCやスマホ、タブレットから利用できます。
トータルコスト削減
介護記録を用紙で管理する場合、コピー機代、プリント代、用紙代など多くの費用が必要になります。
電子化で管理する場合も、インターネット(Wifi)代、PC、スマホ、タブレットの機器代、クラウド記録システム(初期費用、月額料金)代などの費用が発生いたします。
介護記録を電子化した場合のコスト削減効果としては、
(1)介護記録を確認や探すのに掛かる時間が、クラウド記録システムの検索機能によって用紙で管理するよりも大幅に削減することが出来ます。
(2)介護記録や申し送り情報をそれぞれ記入し管理することは多くの手間と時間が必要です。クラウドシステムを利用することで、音声入力、入力補助機能によって短時間で登録管理が可能となります。
また、スマホやタブレットを利用することで、介護現場から直接的に記録を登録する事により、大幅に時間短縮ができます。
(3)記録情報を事前に取り決めたフォーマットで記録るることで標準化が図られます。標準化によって品質向上と業務の効率化が可能となり、記録の向け漏れやチェック・確認に要する不必要な時間が削減されます。
以上のことから、目に見える費用だけでなく、トータル的なコストの視点から削減効果が期待できると思われます。
介護職員の情報共有化
訪問介護の場合、ヘルパーさんは利用者宅へ訪問する祭に自宅から直行直帰や事業所への往復など行っていると思います。
記録や申し送り情報は、事業所へ戻って用紙に記録するか電話などで事業所へサービス提供状況などを報告を行っているのではないでしょうか。
クラウド記録システムを利用ることで、利用者に関する情報や介護提供サービスをクラウドで集約し一元的に管理することが可能となります。
そのことで、事業所からは勿論、利用者宅の介護現場から介護記録の登録報告が行え、必要な情報も介護現場から確認することで、情報の共有化によって大幅な業務の効率化が可能となります。
住居型介護施設でも、介護記録の情報を共有することで、ヘルパーさんは体温や血圧を簡単に確認することが出来、調べたい情報や確認したい情報を検索することができます。
人手不足の対応
介護記録の電子化などを行うことで、介護施設事業所のデジタル化が進み、介護現場の生産性の向上と働き方の転換には必要不可欠と言えます。
介護現場でのペーパー(用紙)による管理業務は、介護職員の負担になっているのではないでしょうか。
介護記録の電子化から取り組むことで、職員間の情報共有化が進み、併せて業務の効率化も期待できます。
また、介護職員も煩雑な作業や繰り返し同じような記録を行うことは負担となり、本来の介護業務に専念する介護現場を期待すると思います。
若いヘルパーさんはスマホに親しんでいますので、介護業務のＩＴ化や記録の電子化を望み、システム化が進んでいない環境では働きたくない声も耳にします。
人材確保や人手不足の観点からも電子化やIT推進は介護経営にとって必要不可欠と思われます。