介護記録システムの導入によって、用紙から記録の電化が行われ、介護職員間での情報の共有化と業務の効率化が期待できます。
記録業務仕組みを変えますので、ヘルパーさんや職員の方の戸惑いやスムーズな移行に不安を感じる場合もあると思います。
システム導入に際して、ご案内いたしますので参考にしていただければ幸いです。

①介護記録システムの選定

介護記録システムは、数多くの商品が各企業から提供されていますので、介護施設事業所に合ったシステムを導入することをお勧めいたします。
事前に、介護記録の現在の状況から問題点や課題点を整理し、改善したい事項を明確にする必要があります。
例えば、PCのキーボード入力が不慣れなヘルパーさんが多いため、音声入力や入力補助機能を利用した登録が必要である。
また、介護現場からスマホやタブレットによる登録や閲覧が必要ならば、そのような機能に対応したシステムを候補にします。
システムの導入費用も重要です。初期費用と月額料金、機能などを比較し最終的に決定いたします。
介護システムと介護記録が連携させるのか、別々に運用するのかも検討する必要があります。
一般的には、介護施設事業所の要望に一致する場合、連携は効果的に思えますが、費用面が高額であったりする場合があります。
また、機能の部分的な修正や変更に対応できない事やカスタマイズも対応していない場合も多いと思われます。
一方、連携しない介護記録システムは、プログラムのカスタマイズ(修正)に対応可能であったり、機能面でも豊富の可能性があります。
つまり、介護施設事業所の介護記録に柔軟に対応が可能が多く、価格面でも低価格なサービスが多いと思われます。
契約期間も重要です。１か月単位ですと、解約を行いたい場合に短期間で可能ですが、年単位や５年などの場合、一度、契約を行いますと簡単に解約は出来ません。
クラウド型の記録システムなどは、無料デモや無料のお試し期間を設けている場合が多いですので、機能面などを本番の導入前に確認することも必要です。
介護施設事業所に合ったシステムを、色々な視点から判断する必要があります。

②介護職員全員へシステム導入の告知

介護職員へ介護記録システムの導入目的や、現状の介護記録の改善できる点や内容、効果を説明します。
PC、スマホ、タブレットなどの機器の操作に不慣れな職員もいらっしゃりますので、操作説明の実施やシステムへの移行期間などをも含めて説明します。
また、現状の介護記録方法が変わることで否定的にならないように、介護業界や介護施設事業所のIT化についても伝えることで、協力的な賛同を得られると思われます。

③操作説明の実施

介護記録システムの操作方法の説明を、介護職員へ実施いたします。
通常業務がありますので、操作説明書を各人が確認しシステムを利用する方法で問題なければその方法で良いと思います。
不安を感じる職員が存在する場合、操作説明会を実施する場合もあると思います。
また、介護施設事業所内で、職員からの問い合わせ窓口を設置することで、更に、理解を深めることが出来ると思います。

④本番システムの移行期間設定

用紙管理から介護記録システムへの移行は、操作方法など慣れていませんの介護職員に負担が掛かる場合もあります。
移行方法は2種類になります。
移行開始日から、用紙管理を無くして、介護記録システムへ切替を行い電子化する方法です。
もう一つは、用紙管理と介護記録システムを混在し両方を使用し、介護職員が簡単に利用できる機能から段階的に切り替え、最終的に移行する方法です。
最終的には、介護施設事業所に合った方法を判断し決定する必要があります。
一般的には、段階的に介護記録システムへ移行する方法が業務に混乱が無く、お勧めと思います。

⑤システム運用状況の確認

介護記録システムを導入が、数か月以内に介護職員が使用してみて、どのような状況なのか確認を行います。
導入の当初は、介護職員の戸惑いがあり導入効果の実感が沸かない場合もありますが、暫く介護記録システムを利用することで利便性や改善効果が実感されると思います。
また、介護記録システムを利用し業務を進めて、問題点や課題点が新たに発見される場合もありますので、確認会やフォローアップなどの実施で、更に、業務の改善や効率化が進むと思います。

用紙で管理していた介護記録を、電子化することでPCやスマホ、タブレットから入力し、記録の検索や集計、閲覧、出力が行えるように管理することができます。
PCで電子化し管理を行う場合、対象のPCのみ介護記録の登録や閲覧が可能です。
複数の介護職員で利用する場合の電子化は、クラウド型の介護記録システムなどがお勧めで、インターネット環境(Wifi環境)からPCやスマホ、タブレットから利用できます。

トータルコスト削減

介護記録を用紙で管理する場合、コピー機代、プリント代、用紙代など多くの費用が必要になります。
電子化で管理する場合も、インターネット(Wifi)代、PC、スマホ、タブレットの機器代、クラウド記録システム(初期費用、月額料金)代などの費用が発生いたします。
介護記録を電子化した場合のコスト削減効果としては、
(1)介護記録を確認や探すのに掛かる時間が、クラウド記録システムの検索機能によって用紙で管理するよりも大幅に削減することが出来ます。
(2)介護記録や申し送り情報をそれぞれ記入し管理することは多くの手間と時間が必要です。クラウドシステムを利用することで、音声入力、入力補助機能によって短時間で登録管理が可能となります。
　また、スマホやタブレットを利用することで、介護現場から直接的に記録を登録する事により、大幅に時間短縮ができます。
(3)記録情報を事前に取り決めたフォーマットで記録るることで標準化が図られます。標準化によって品質向上と業務の効率化が可能となり、記録の向け漏れやチェック・確認に要する不必要な時間が削減されます。
以上のことから、目に見える費用だけでなく、トータル的なコストの視点から削減効果が期待できると思われます。

介護職員の情報共有化

訪問介護の場合、ヘルパーさんは利用者宅へ訪問する祭に自宅から直行直帰や事業所への往復など行っていると思います。
記録や申し送り情報は、事業所へ戻って用紙に記録するか電話などで事業所へサービス提供状況などを報告を行っているのではないでしょうか。
クラウド記録システムを利用ることで、利用者に関する情報や介護提供サービスをクラウドで集約し一元的に管理することが可能となります。
そのことで、事業所からは勿論、利用者宅の介護現場から介護記録の登録報告が行え、必要な情報も介護現場から確認することで、情報の共有化によって大幅な業務の効率化が可能となります。
住居型介護施設でも、介護記録の情報を共有することで、ヘルパーさんは体温や血圧を簡単に確認することが出来、調べたい情報や確認したい情報を検索することができます。

人手不足の対応

介護記録の電子化などを行うことで、介護施設事業所のデジタル化が進み、介護現場の生産性の向上と働き方の転換には必要不可欠と言えます。
介護現場でのペーパー(用紙)による管理業務は、介護職員の負担になっているのではないでしょうか。
介護記録の電子化から取り組むことで、職員間の情報共有化が進み、併せて業務の効率化も期待できます。
また、介護職員も煩雑な作業や繰り返し同じような記録を行うことは負担となり、本来の介護業務に専念する介護現場を期待すると思います。
若いヘルパーさんはスマホに親しんでいますので、介護業務のＩＴ化や記録の電子化を望み、システム化が進んでいない環境では働きたくない声も耳にします。
人材確保や人手不足の観点からも電子化やIT推進は介護経営にとって必要不可欠と思われます。

科学的介護推進体制加算(介護 LIFE)とは、令和3年度介護報酬改定に伴い追加された介護報酬の加算制度です。
科学的介護推進体制加算の支給に伴い、政府は科学的介護情報システム(LIFE)の利用を更に促進させ、科学的介護によって介護サービスの品質向上を考えていると思われる。
科学的介護とは、介護サービスを提供することによって、利用者はどのような改善が図られどの程度効果的であったかなど、データを基に分析し介護サービスを見直を行い継続的な改善を行うことであります。
対象は、施設、通所、住居など幅広い介護サービスが対象となります。

科学的介護推進体制加算の対応方法

科学的介護推進体制加算を受けるには、LIFEへ必要な情報を提供する必要があります。
LIFEへ必要な情報を登録する方法は、2種類あります。
介護ソフト等から必要な情報を出力し、CSV形式のファイルを登録する方法と、入力画面から手入力する方法があります。
介護ソフトが未対応の場合もありますので、その場合は効率よく登録する方法を検討する必要があります。

入力画面から手入力する方法も考えられますが、利用者が多い場合はエクセルなどで作成するほうが効率的と思われます。
必要な項目を抽出し、エクセルで対象の利用者の情報を一度作成してしまえば、２回目以降は若干の修正で使いまわしが可能です。
最初は、情報を整理し作成すのは時間が必要ですが、２回目以降は短時間で作成が出来、CSV形式のファイルへ変換すれば、効率的に登録する事が可能となります。

介護記録とは

介護サービスを提供することで、介護記録を残すことは必ず必要になります。
介護保険法で、介護の現場で記録を残すことが義務付けられています。また、介護施設には多数の文書が存在し保存期間も定められており、文書の保存期間の原則は、介護保険サービスが終了してから2年間(5年間も保存)となります。
介護保険法で定められていますが、それ以外でも「介護職員間での情報の共有や連携」「ケアプランの基礎情報と検討情報」などにおいて、重要な情報・記録となります。
記録の書き方などの決まりが無く、手書きやPC、スマホ、タブレットで電子情報でも記録は可能です。
記録の内容は、介護者が利用者に対してどのようなサービスを提供したのか、その内容を記録することになります。

介護職員間での情報の共有や連携

介護サービスの提供は、介護施設や事業所で複数の介護職員で対応を行うことになります。
1人の利用者へ、継続的に同じ担当者が行う場合も想定されますが、何らかの理由により他の介護職員が対応する場合もありますので、情報共有や連携の体制を整えるのが一般的です。
口頭での申し送りで情報伝達や共有は行えますが、確実に行うには用紙や電子で共有することが必要になります。
介護職員間で情報の共有が不十分のため、不要なトラブルや問題が起こる場合もあります。
些細な情報などを共有する必要がありますで、本来伝える必要な情報が埋もれてしまい、共有できない危険性があります。
予め、伝達すべき情報や項目を整理し、優先度などを決めて置き、記録として残すことが効果的です。

ケアプランの基礎情報と検討情報

介護の「ケアプラン」作成には、どのような内容の介護サービスを提供を行ったのか介護記録が重要な情報になります。
介護サービスは、利用者ごとに「ケアプラン」を作成し介護内容と目標設定を行います。
「ケアプラン」の目標に対して、介護記録から判断して達成状況を確認・分析し、新たな「ケアプラン」に反映することが可能となります。
また、介護目標の達成状況によって、問題点や課題点が確認でき、「ケアプラン」作成に当たって、重要な基礎情報となります。

介護記録の電子化

介護記録は紙により管理も可能ですが、業務の効率化や品質向上には電子化が必要と考えられます。
小規模の介護施設や事業所では、機器の購入やWifi、記録を行うシステムの導入費用が問題と考えられます。
また、介護職員が年配の場合、PC、スマホ、タブレットの操作習得にも不安を感じているのではないでしょうか。

・電子化のメリット

毎日の提供サービスを登録することで、バイタル情報や排泄情報、食事情報を簡単に検索・抽出ができ、グラフ表示することも可能になります。
介護職員の情報共有でも、過去の介護記録の確認も迅速に行え、「ケアプラン」作成時にも簡単に確認ができます。
また、申し送り情報などの機能がある場合、介護職員全員が出席しなくても、申し送り情報の確認ができ、「既読」「未読」の管理によって、確実に情報の伝達が行えます。
クラウド型の介護記録システムなら、インターネット環境(Wifi)であれば施設内、事業所内など場所を選ばず介護記録の閲覧と登録が行えます。

・電子化のデメリット

介護職員が年配の場合、PC、スマホ、タブレットの操作方法に慣れておらず、記録の登録方法の習得に時間が必要な場合があります。
介護システムの導入には、自社開発の場合は高額な費用が必要になります。パッケージソフトの場合、一般的には初期用と月額料金が必要になります。

記録の音声入力や入力補助機能などのよって、思っている以上に短期間で登録方法を習得できる場合があります。
また、費用面ではクラウド型のシステムの場合、低価格でのサービス提供を行っている商品もありますので、費用対効果を判断し導入することがよいと思います。